Di dalam Google docs ini sangat cocok untuk professional yang senang
bekerja kelompok, karena ada fitur dari Google Docs yang membuat sebuah
dokumen yang dibuat di Google Docs dapat di bagi ke orang-orang pemilik
akun Google dengan pilihan aksesibilitas, seperti read only (hanya dapat
membaca) atau editable (dapat mengedit dokumen) dengan memilih can
edit pada sharing settings dokumen.
Nah, karena fitur yang biasa digunakan dalam kehidupan sehari-hari
(terutama mahasiswa) dokumen-dokumen text dan presentasi, maka kali akan
saya coba jabarkan cara-cara menggunakan Google Docs untuk pemula.
1. Sebelum masuk ke dalam Google Docs, pastikan kalian sudah memiliki
akun universal Google. Apa itu akun universal Google? Jadi sekarang
Google sudah mengintegrasikan akun Gmail untuk semua layanan fasilitas
Google. Nah, kalau udah punya Gmail, gunakan akun itu untuk semua
fasilitas Google.
2. Setelah pastikan anda memiliki akun Google, sekarang saya minta anda
untuk yakinkan diri anda bahwa anda sudah memiliki akun Google, kalau
belum yakin silahkan kembali ke langkah pertama .
3. Buka www.ggogle.com dan masukan akun google.docx pada bagian login.
4. Tadaaaa! akhirnya masuknya juga ke Google Docs, nah ini adalah
halaman tampak muka awal Google Docs, di bagian tengah yang paling jumbo
sendiri itu nantinya akan diisi oleh dokumen yang kita miliki di Google
Docs, yang pernah diedit dengan Google Docs atau dokumen orang lain
yang mengundang kita untuk membaca / mengedit dokumen tersebut.
5. Untuk memulai kerja kita bisa memilih tombol “create new” atau
langsung bekerja dengan membuka file yang sudah ada di kotak jumbo yang
berisi daftar koleksi dokumen.
Nah, setelah bisa masuk ke Google Docs, kita bisa mulai bekerja, namun
sebelumnya ada beberapa tips untuk menggunakan Google Docs.
1. Fasilitas Upload dokumen
Di Microsoft Office atau atau Open Office, kita biasa mengenal perintah
open document namun pada Google Docs ada 2 pilihan untuk membuka
dokumen, yang pertama memilih dokumen di halaman awal Google Docs dan
mengupload dokumen agar menjadi bagian dari dokumen online di dalam list
koleksi Google Docs. Jadi kalau kita mau membuka dokumen di Google Docs
caranya cukup mudah, langsung saja klik upload dan buka file yang sudah
di upload.
Yang kedua, syukur-syukur ada yang ngundang kita buat ngedit dokumen
atau ngelirik dokumen, kita bisa langsung buka dari kolom jumbo yang ada
di tengah halaman muka.
2. Fasilitas Download dokumen
Sama seperti yang diatas, kita bisa menyimpan dokumen kita di server
Google, namun kita juga bisa menyimpang file yang telah kita olah di
Google Docs dengan cara memilih opsi file > download as. di download
as ini memiliki banyak format penyimpanan dokumen walaupun tidak sekaya
program office berbayar. Untuk menyimpan dokumen secara online, kita
tidak perlu mengklik save atau semacamnya sebagaimana program Office
yang biasa kita gunakan, Google Docs akan menyimpang otomatis semua yang
kita kerjakan tanpa harus mengklik suatu perintah khusus.
3. Fasilitas See Revision History
See Revision History OMG! Fasilitas ini bener-bener keren, ketika kita
salah dalam mengerjakan sesuatu atau kita tidak setuju dengan pekerjaan
teman kita yang telah mereka edit, kita dapat kembali ke editan
sebelumnya dengan menggunakan See Revision History. Coba deh tombol
tersebut. Nanti disebelah kanan kita akan ada pilihan waktu editan
dokumen dan coba klik salah satu waktu mundur, Keren loh!
4. Sharing and Privacy
Kita dapat mengelola aksesibilitas dokumen kita dengan menggunakan
sharing and privacy, umumya ketika kita membuat dokumen baru dokumen
akan terbatas hanya untuk kita saja
Nah, kalau kita ingin mendistribusikan file kita ke orang teman atau
rekan kerja kita, kita dapat menambahkan alamat email teman kita agar
mereka dapat mengakses dokumen ini dengan cara mengklik tulisan Private
to only me disebelah gambar gembok.
Masukan nama akun google, alamat email atau groups yang kita inginkan
untuk menggunakan dokumen kita, pada bagian kanan kita dapat memilih
apakah mereka dapat mengrubah dokumen (can edit) atau hanya dapat
membaca (can read). Pada saat mengundang teman, kita juga dapat
memasukan pesan khusus saat mengundang teman kita.
5. Bisa Ngeprint juga loh!
Yap, hambar banget rasanya udah bikin dokumen capek-capek ternyata nggak
bisa diprint. dengan Google Docs kita bisa langsung mencetak dokumen
dan mengatur halaman seperti layaknya “page setup” di aplikasi office
lainnya.
6. Translate document
yang menarik dibandingkan dengan aplikasi Office lainnya, Google Docs
memiliki kemampuan untuk menerjemahkan dokumen karena sudah built in
dengan layanan Google Translate. Walaupun hasilnya tidak mungkin 100%
benar karena menggunakan algoritma komputer seperti layaknya Google
Translate. Namun layanan ini hasilnya lumayan juga (ketahuan deh suka
pake Google Translate :p)
Caranya mudah, pilih tools > translate document, lalu ketik nama file
baru dengan hasil terjemahan dan pilih bahasanya. Nantinya dokumen
terjemahan akan menjadi dokumen baru yang terpisah dari dokumen awal
dengan bahasa aslinya.
7. Bisa diakses dimana saja!
Nggak perlu lagi bawa flashdisk dan semacamnya, dengan Google Docs ini
kamu bisa mengakses dokumen yang kamu buat dimana saja asalkan ada
koneksi internet. selain itu Google dengan Google Docs kita nggak perlu
repot-repot mengirim dokumen lewat email agar teman kita dapat membaca
dokumen yang kita buat, cukup berikan akses kepada mereka lewat sharing
settings, lalu mereka dapat membaca dan mendownload dokumen kita tanpa
harus membuka email. Canggih kan?
Mungkin itu saja kali ya kemampuan yang menurut saya keren dan unik.
selebihnya sama persis dengan program Office yang biasa kita gunakan
seperti fitur spell correction and suggestion, tema persentasi yang
imut-imut dan amit-amit juga fitur logika pusing untuk spreadsheet macam
Microsoft Excel.
MENGUPLOAD DAN SHARING FILE LEWAT GOOGLE DOCS
Google Docs bisa dijadikan sebagai tempat alternatif untuk menyimpan
dokumen-dokumen anda, seperti word, pdf, dll. Kelebihannya adalah,
gratis dengan space 1024 MB alias 1 GB, lalu sangat mudah untuk saling
berbagi/sharing dengan teman lain. Kelebihan lainnya lagi adalah, sobat
tak perlu membuat akun lagi, karena untuk mengakses produk google yang
satu ini... jika sobat sudah memiliki akun do Google saperti Blogger,
youtube, picasa, dll..maka sobat cukup mengunjungi halaman utama Google
Docs.
Bagi sobat yang tertarik untuk memulai upload dokumen di Google Docs, silahkan untuk mengikuti langkah2 berikut:
1. Silahkan login ke akun Google sobat (bisa Blogger, gmail, youtube, dll) atau langsung akses ke halaman Google docs http://docs.google.co.id
2. Selanjutnya sobat sudah bisa memulai meng-upload file. Dalam contoh
kali ini saya akan menggunakan file PDF. Untuk memulai upload, silahkan
untuk mengklik gambar yang telah saya tandai dengan lingkaran hijau
(disamping tombol "create") dan diikuti dengan mengklik => Files...
3. Selanjutnya akan muncul kotak dialog "File Upload" Seperti berikut
Di langkah ini sobat diminta untuk memilih file yang hendak di-upload.
4. Setelah sobat memilih, maka akan muncul dialog proses upload
5.Jika sudah selesai, maka sobat bisa mengklik dokumen tersebut.
6. Setelah mengklik, maka akan muncul halaman yang berisi dokumen
tersebut, fokuslah ke bagian menu kiri halaman tersebut. Pilih File
=> Embed This PDF File.
7. Selanjutnya, copy lah code yang muncul setelah anda mengklik "Embed This PDF File..."
CARA MEMBUAT FORMULIR DENGAN GOOGLE DOCS
1. Masuklah ke http://doxs.google.com dengan akun Google Anda (akun Gmail). Pada halaman Google Docs, klik menu Create > Form.
Kemudian Anda akan dibawa ke halaman desain formulir.
Pada artikel tutorial ini akan kami contohkan menambahkan tiga pertanyaan saja, yaitu Nama Lengkap, Jenis Kelamin, dan Alamat.
2. Isikan judul formulir pada Untitled Form dan deskripsi formulir di bawahnya.
3. Untuk membuat pertanyaan Nama Lengkap, isikan pada Sample Question 1
dengan "Nama Lengkap" dan isi Question Type dengan "Text". Tandai Make
this a required question jika wajib di isi.
4. Klik Done bila sudah selesai. Klik ikon pensil di sebelah kanan bila ingin mengubah dan ikon tong sampah untuk menghapus.
5. Klik ikon pensil untuk mengubah Sample Question 2.
6. Untuk pertanyaan "Jenis Kelamin" gunakan Question Type yang berbeda,
yaitu "Choose from a list", agar pertanyaan ini dijawab dengan memilih
salah satu dari list.
7. Setelah klik Done, hasilnya adalah seperti ini.
8. Untuk pertanyaan "Alamat", Anda harus menambahkan item baru dengan cara klik menu Add Item > Paragraph Text.
Selanjutnya akan seperti di bawah ini.
9. Klik Done jika sudah selesai mengubah.
10. Jika Anda merasa formulir terlalu panjang ke bawah, Anda bisa
menambahkan Page Break agar pertanyaan berikutnya berada di halaman
selanjutnya. Page Break ditambahkan melalui menu Add Item > Page
Break. Anda bisa mengatur tata letak item-item yang ada di formulir
dengan Drag and Drop (memindahkan atau menggeser) dengan mouse Anda.
11. Masing-masing halaman bisa Anda beri judul yang berbeda dengan
menambahkan Section Header melalui menu Add Item > Section Header.
Atur tata letak dengan mouse Anda.
12. Tambahkan tema untuk formulir Anda. Klik menu Theme dan kemudian pilih tema yang menurut Anda sesuai.
13. Klik Apply untuk menggunakannya.
14. Untuk melihat halaman formulir yang telah Anda buat, klik link di bagian bawah desain formulir Anda.
Alamat formulir yang panjang tersebut bisa Anda bagikan ke teman-teman
Anda untuk mengisi data yang diminta. Jika Anda ingin URL-nya pendek
saja, Anda bisa memendekkan URL tersebut dengan tinyurl.com.
Jika sudah ada yang mengisi data melalui formulir tersebut, maka data
akan masuk ke Spreadsheet di halaman Google Docs milik Anda dengan judul
file sesuai dengan judul formulir yang Anda buat.
Spreadsheet tersebut bisa Anda kirim ke teman Anda melalui email atau
link ke Spreadsheet ini dibuat publik sehingga bisa di akses semua
orang. Untuk membagi Spreadsheet, klik menu File > Share. Kemudian
Anda bisa mengubah Private menjadi Public atau jika tidak, Anda bisa
membagi ke orang-orang tertentu saja dengan mendaftarkan email mereka.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar